Управление списком пользователей

После редактирования разделов «Услуги» и «Сотрудники» настройте раздел «Список пользователей».

Что это и для чего это нужно?

Пользователь — это сотрудник компании, имеющий доступ и определенные права в YCLIENTS.  Пользователь авторизуется в системе через логин и пароль, и может выполнять действия, которые ему разрешены правами доступа.

Пользователем YCLIENTS может быть любой сотрудник компании (владелец, управляющий, администратор, мастер, бухгалтер и т.д.) В зависимости от роли сотрудника необходимо настраивать разные уровни доступа.

Уникальными идентификаторами (логин) пользователя являются Email и номер телефона.

Важно

• На пробном периоде приглашение пользователей недоступно, необходима оплаченная лицензия. 

Приглашение пользователя в филиал

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей».

2. В открывшемся окне нажмите на кнопку «Пригласить пользователей».

3. Введите имя, номер телефона или Email пользователя, при необходимости укажите должность и выберите роль, которая будет присвоена пользователю (специалист, администратор, бухгалтер, менеджер или владелец). Рекомендованные права доступа будут выставлены в соответствии с выбранной ролью пользователя. 

4. Нажмите на кнопку «Отправить» и выберите «Отправить», или «Отправить и пригласить еще», если хотите перейти к приглашению другого пользователя.

Подробная инструкция по настройке ролей для новых и существующих пользователей в статье «Роли пользователей». 

Если приглашаете существующего пользователя, укажите тот номер или Email, который он уже использует для входа в YCLIENTS и нажмите кнопку «Отправить».

• Новый пользователь — пользователь, который не был добавлен в YCLIENTS ранее и ни разу не записывался онлайн.
• Существующий пользователь — пользователь, который уже был ранее добавлен в YCLIENTS и имеет зарегистрированный аккаунт.

Важно

• Если у существующего пользователя ранее уже был зарегистрирован аккаунт в YCLIENTS, необходимо выслать ему приглашение на тот же номер телефона или почту, которые уже привязаны к его аккаунту.
• Такому пользователю перед переходом по ссылке-приглашению обязательно нужно выйти из своего аккаунта, чтобы избежать ошибок в принятии приглашения, т.к. в некоторых случаях пользователь может быть авторизован в другом аккаунте (на который приглашение не распространяется).
• После перехода по ссылке-приглашению пользователю необходимо авторизоваться при помощи адреса почты или номера телефона, куда пришло приглашение.

5. Приглашенные пользователи отображаются на отдельной вкладке в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей». Там же можно отправить приглашение еще раз или отозвать его.

6. Пользователь получит SMS или письмо со ссылкой-приглашением, по которой ему нужно перейти для добавления в филиал. В сообщении или письме также будет указано название филиала, из которого было отправлено приглашение.

7. После перехода по ссылке новые и существующие пользователи увидят разную информацию.

Новый пользователь увидит форму, в которой ему нужно указать регистрационную информацию:

• Имя.
• Номер телефона (если приглашение было отправлено по почте) или Email (если приглашение было отправлено по SMS).
• Придумать и повторить пароль.
• Принять условия пользовательского соглашения и соглашения об обработке персональных данных.
• Предоставить/не предоставить согласие на получение информационных сообщений от YCLIENTS.

Существующий пользователь увидит форму авторизации, в которой ему нужно будет ввести логин и пароль той же учетной записи, на которую было отправлено приглашение (при условии, что пользователь не авторизован в программе).

Примечания

• Если существующий пользователь уже авторизован в программе под другой учетной записью, то при переходе по ссылке откроется личный кабинет авторизованного пользователя. В этом случае необходимо выйти из программы через кнопку «Выход» перед принятием приглашения.
• Если пользователь авторизован под той же учетной записью, на которое было отправлено приглашение, то после перехода по ссылке, он увидит окно с поздравлением и предложением перейти в личный кабинет и/или в филиал (если уже настроены права доступа).

8. Приглашенным пользователям можно настроить права доступа (возможности при использовании YCLIENTS) во время или после отправки ссылки-приглашения.

Права пользователя могут определяться его должностными обязанностями и быть связаны с отображением/скрытием определенных разделов YCLIETNS и наличием/отсутствием доступа к различным функциям.

Настройка прав доступа дает руководителю возможность контролировать деятельность сотрудников, у которых есть доступ к YCLIENTS. Добавлять или удалять новых и существующих пользователей возможно только при согласовании с руководством.

Детальное описание настройки прав доступа читайте здесь.

YCLIENTS работает как с отдельными организациями, так и с сетями, в которых несколько филиалов (подробнее о сетевых возможностях читайте здесь). Для сетей действуют отдельные права доступа пользователей. Вы можете настроить их в сетевом интерфейсе в разделе «Настройки» > «Пользователи» (более детально настройка описана здесь).

9. После того как пользователь примет приглашение, он будет отображаться на вкладке «Активные пользователи» и сможет заходить в систему YCLIENTS под своими логином и паролем, а также выполнять действия в филиале, разрешенные ему правами доступа. 

Важно

• У каждого пользователя есть доступ к его личному кабинету. Отредактировать и изменить личные данные (имя, номер телефона, Email, пароль и т.д.) может только сам пользователь в своем личном кабинете. 

Дополнительные настройки

Пользователей можно приглашать, настраивать права доступа, просматривать историю изменения прав, копировать в другие филиалы, а также удалять. Приглашение и выдачу прав мы рассмотрели выше, разберем оставшиеся опции. 

Удаление пользователя из филиала

Для удаления пользователя из одного филиала: 

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей» и нажмите на имя пользователя.

2. В открывшемся окне нажмите на кнопку «Удалить пользователя».

3. Далее появится всплывающее окно «Вы уверены, что хотите отстранить пользователя от управления компанией?», подтвердите действие, чтобы удалить пользователя из филиала. 

Важно

• Удаление пользователя из филиала не удаляет его личный кабинет в системе YCLIENTS, удаление только ограничивает доступ к данным филиала, из которого он был удален.

Копирование пользователя в другие филиалы и удаление из нескольких филиалов

В некоторых случаях одного и того же пользователя YCLIENTS необходимо добавить в несколько разных филиалов, сделать это быстро поможет функция копирования пользователя в филиалы. Также пользователя можно сразу удалить из нескольких филиалов. Подробнее об этом читайте здесь. 

Просмотр истории изменений прав доступа

В системе YCLIENTS можно просматривать историю изменений прав доступа. Эта опция полезна, если в компании несколько управляющих и необходимо отследить, кто и когда изменил права доступа определенному пользователю, а также какие права были изменены. Для просмотра: 

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей» и нажмите на имя пользователя.

2. Откройте вкладку «История изменений». 

3. На открывшейся странице будет отображена таблица с изменениями. Колонки, представленные в таблице: 

• Время. Когда были внесены изменения — дата и точное время. 
• Тип — права доступа. 
• Автор. Кто из пользователей изменил данные.
• Подробнее. После нажатия на кнопку «Подробнее» появятся две колонки, слева — права пользователя до изменений, справа — измененные права доступа. 

Настройка уведомлений пользователя

Чтобы сотрудники и/или администраторы смогли получать уведомления по определенным событиям, их необходимо настроить в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления», а также включить в настройках пользователя. Подробнее о настройках уведомлений пользователя читайте в статье.

Видеоинструкция